Разбор планерки закупщиков Metz

10.11 в 14:44 мск Карина, Кристина, Катя, Антон, Лев, Света, Яна

Запись планерки

Перейти к блоку

Динамика разговора

37 минут: встречу ведет Карина, по ходу подключаются вопросы Кристины и закупщиков
Карина ведет разговор Вопросы Кристины Инициатор закупщики Связь
  1. 0:03-1:06Связь

    Проблемы со связью.

    Карина начинает без Кристины (Кристина заходит в 1:06).

  2. 1:08-3:23Ведет Карина

    Карина объясняет формат:

    • попадание в срок 80%
    • планерки начинаются с KPI
      Пояснение (1:39)

      Сроки по ноябрьским заказам еще не подошли, поэтому планерки с KPI начнутся на следующей неделе.

      Уточнение (23:09)

      Часть ноябрьских сроков действительно еще не подошла, а часть дат не была внесена в таблицу.

    • укладываемся в час
    • заказы по одному не разбираем, это в чате
    • подготовить список вопросов

    Карина спрашивает всех сразу, посмотрели ли они две новые таблицы.

  3. 3:23-4:07Ведет Карина

    Карина проверяет, у кого есть список вопросов. Антон говорит, что список есть, и что вопрос может придумать на ходу. Лев объясняет, что пишет Кристине сразу, когда вопрос появляется, и ответы уже получил.

  4. 4:11-18:19Вопросы Кристины

    Карина открывает блок вопросом «есть ли у вас вопросы?» (4:07) и передает слово Кристине. Дальше 14 минут идут вопросы по заказам, поставщикам, деньгам и ценам, в основном от Кристины: по таким вопросам решения принимает собственница.

    Разбор 4:11-18:19: детали

  5. 18:21-27:12Ведет Карина

    Карина спрашивает, как закупщики ставят дату готовности. Выясняется два способа: Лев и Катя ставят дату, когда документы переданы логистам, Антон ставит дату, когда заберут груз.

    22:00Решение

    Дату готовности ставим в день, когда заказ фактически готов, даже если он ждет другие партии. Дату отправки ставим отдельным столбцом.

    23:09Уточнение

    Карина сама замечает, что ее объяснение из начала встречи было неполным: часть сроков не подошла, а часть дат просто не внесена. Она просит внести даты прямо сейчас.

    23:45Смотрят таблицу KPI: пока все зеленое, данные при этом внесены не полностью.

  6. 27:12-30:40Инициатор: закупщики

    Антон → Света: оплата старых заказов Даши.

    Света → Кристина: новогодний заказ Даши.

    Яна и Кристина вставляют реплики.

  7. 30:40-36:14Инициатор: Карина

    Карина → Света (заказ №9), Антон (№31), Лев (№59, №19): вопросы по заказам с близкими сроками.

  8. 36:14-37:06Завершение

    Карина отправит саммари в общий чат, задачи из него каждый вносит в свой дашборд.

Доля слов

37 минут
  • Карина27%
  • Антон22%
  • Кристина22%
  • Лев17%
  • Катя8%
  • Света3%
  • Яна1%

Разбор 4:11-18:19

Кто начинал разговор (13 вопросов и реплик)

Кристина: 8 Антон: 3 Карина: 1 Яна: 1
ВремяОт кого → комуСуть вопросаФорматИнициатор
4:07-4:45 Карина → Катя, Антон, Света; отвечает Катя Карина: «есть ли у вас вопросы?». Катя: вчерашние вопросы уже закрыты с Кристиной (Зарина оплачена, по Арктике готовят отгрузку), открытая проблема одна: Эрика опаздывает по очень многим заказам Ответ на вопрос Карины Карина
4:45 Кристина → Катя Эрика написала Кристине и просит денег. Кристина спрашивает Катю: насколько Эрика опаздывает и когда планирует отгружать Вопрос на статус Кристина
6:25 Кристина → Антон Среди просроченных заказов Эрики есть ли срочные или только новинки; опаздывают ли новинки Антона Вопрос на статус и срочность Кристина
8:48 Антон → Кристина Оплата Хуйлонгу, 9 тыс. $: чек так и не прислали, вносить ли оплату в таблицу Вопрос на статус оплаты и просьба прислать чек Антон
9:48 Антон → Кристина Когда отдаем новые заказы: Кевину он обещал отдать на этой неделе (заказ около 1,7 тыс.), срок сдвигается Запрос решения по срокам Антон
10:33 Кристина → Антон Кристина заметила цены на тонкие блузки 40-43 ¥ (дорого), просит не запускать, если цена подтвердится Указание, не вопрос Кристина
11:03 Кристина → Света, Лев Шьют ли Алекс и Шоу новогодние заказы без оплаты Вопрос на статус и деньги Кристина
11:50 Яна ↔ Лев Сколько просит Шоу и сколько Яна заложила, сколько переводить Уточнение суммы Яна
12:53 Кристина → Антон На каком этапе заказ Насти (нужен депозит) Вопрос на статус Кристина
13:16 Кристина → Антон Сяо просит около 300 тыс., чтобы отгрузить заказ №15: есть ли в нем что-то важное. Антон: «вопрос к Леше, нужна ли потребность с ноября» Вопрос на приоритет: платить или нет Кристина
14:07 Кристина → Антон Обновил ли Антон артикулы по платью в таблице Проверка исполнения Кристина
15:00 Антон → Кристина Отдавать ли образец платья Ильхаму, если Сяо отпадает Запрос решения Антон
15:14-18:19 Кристина → Антон, Лев Какие модели в заказе Сяо (новые или уже шитые), чьи условия по платью лучше (Ильхам или Сяо). Лев (15:37): остановил Антона по образцу Сяо, пока непонятно, работают ли с ним. Итог: Антон собирает один заказ из моделей Сяо с хорошим выкупом Уточнения и поручение Кристина

Между закупщиками диалог был в двух эпизодах (Яна и Лев, Лев и Антон). Вопросы шли по поставщикам, одна тема сменяла другую.

План и факт

Основное изменение пока не заработало. К отдельным заказам перешли до сводных цифр. Закупщики не представили свои результаты.

Рекомендации Маши

  1. Общая картина

    Карина открывает сводку по закупкам и показывает общие показатели.

  2. Отчёты закупщиков

    Каждый сам называет свои цифры и риски. Данные готовят до встречи.

  3. Конкретные заказы

    Разбирают отклонения и решают, где нужна помощь и что делать дальше.

Три блока в отчёте закупщика

Сроки готовности

На сколько дней в среднем заказы были готовы раньше или позже плана? Что изменилось с прошлой недели?

Считают до готовности товара на фабрике к передаче логистам.

Себестоимость

Укладываются ли заказы в целевую себестоимость по категориям? Где есть отклонения, в том числе по новым заказам?

Отсрочки оплаты

Удалось ли договориться с поставщиками о дополнительной отсрочке или улучшить условия оплаты?

Что было 10 ноября

ПланФакт
Начать со сводных цифр Карина назвала порог 80%. В 04:11 перешли к поставщику, к таблице сроков вернулись после 23:09. Общий результат не прозвучал.
Каждый сам даёт отчёт по трём блокам Персональных цифр по срокам и динамики к прошлой неделе не было (18:21–27:12). Обсуждали отдельные цены (08:42–18:19) и условие отсрочки по Эрике (04:41–08:17).
Данные и вопросы готовы до звонка Карина напомнила про правила (02:43–03:13). Часть дат внесли прямо на встрече, Антон попросил прислать таблицу сроков (22:41–23:41).
Закупщики сами выносят риски на решение Катерина сама подняла риск по Эрике, и команда решила приостановить новые заказы (04:11–08:17). Часть других рисков прозвучала после вопросов Карины (30:40–35:12).

Что решено и что нет

9/17

9 из 17 вопросов получили решение

Вопрос про октябрьские заказы в расчет не входит: на звонке его не обсуждали.

Решено

ВремяРешение
8:00

Эрике новые заказы не отдаем.

Ничего не доплачиваем раньше срока.

Отсрочка платежа считается с момента, когда Эрика отгрузит остаток партии (Кристина договаривается).

9:25Оплата Хуйлонгу 9 тыс. $: Кристина скидывает чек, Антон вносит в таблицу.
12:34-12:44

Шоу: переводить по 150-200 тыс. ¥ в течение 1-2 недель.

Шоу согласна, Кристина одобрила.

17:30

Антон формирует один заказ из моделей Сяо с хорошим выкупом (Unlim, к китайскому новому году) с суммой, чтобы понять, укладываемся ли в бюджет.

Антон пишет Кристине номер заказа, который отделяем от Сяо.

22:00-22:26

Правило даты готовности: дату готовности ставим в день, когда заказ фактически готов, даже если он ждет другие партии; дату отправки ставим отдельным столбцом, когда груз ушел.

Правило для всех закупщиков.

Антон подтвердил, что будет так заполнять; Катя услышала правило и уточнила, куда вносить даты; Лев сообщил, что проставил даты (22:41).

26:45В таблицу заказов добавляется столбец «изначальная дата готовности» (от поставщика, не меняется), Карина сделает на днях.
28:08-28:19Оплаты частями: если есть часть суммы, отправляем поставщику сразу, не ждем всю сумму.
29:42Образец полосатых моделей Даши отдаем другой фабрике (Алекс, Настя или Шоу), Света заказывает.
36:14Саммари планерки уходит в общий чат, задачи из него каждый переносит в свой дашборд.

Ждут ответа

ВремяОткрытый вопросЗакрывает ли саммари Карины
6:09
14:41
30:09		 Есть ли деньги на новогодние заказы и когда мы начинаем их отдавать?

Кредит на рассмотрении, Кристина обещала ответ 11.11.

 Частично

Есть владелец и срок «завтра», решения нет.
13:56 Платим ли Сяо около 300 тыс. за отгрузку заказа №15 или откладываем?

Нужна потребность от Леши, его на звонке нет.

 Частично

Назначены Кристина и Леша, сроков нет.
17:54-18:00 Отдаем ли платье Ильхаму вместо Сяо? Чья фабрика шьет платье? Нет

В саммари стоит «Антон проверит», а ответ Антона со звонка («не подруга, другая фабрика») не учтен.
5:14-8:36 Когда Эрика отгрузит просроченную очередь заказов? Частично

Назначены Кристина (договориться) и Катя (контроль отгрузки), сроков нет.
10:54 Какая реальная цена на блузки и запускаем ли заказ? Частично

Срок «завтра» есть, результата нет.
10:01
12:53-13:16		 Когда отдаем новые заказы Насте (нужен депозит) и Кевину, если денег пока нет? Нет

В саммари только статус «ждет оплату».
30:57-32:15 Когда реально будет готов заказ №9 Алекса?

Задержка около 5 дней, финального количества нет.

 Частично

Света «дожмет», срока нет.
26:30-27:01 Какая дата идет в KPI: изначальная или актуальная? Нет

В саммари написано, что «изначальная» не меняется, а «дата готовности» всегда актуальная, но по имеющимся материалам не уточнено, какая считается в KPI.
1:39

не обсуждалось

 Как отслеживаем просроченные заказы за октябрь, которых нет в KPI ноября? Нет

Задачи Карины после планерки и расчет KPI

Что направлено на то, чтобы KPI можно было посчитать

  • Катя проставляет даты по заказам «готово к отправке» (Эрика, Арктика, Мун, Чинара)
  • Карина добавляет столбец «изначальная дата» и отправляет Антону ссылку на таблицу KPI
  • У Льва и Антона даты уже проставлены

Что в задачах пока не указано

  • Срок у Кати и точный срок у Карины («на днях»)
  • Ссылка на таблицу KPI у остальных закупщиков
  • Какая дата идет в KPI
  • Кто проверяет, что KPI посчитался

Итог: часть вопросов по KPI уже закрыта задачами, часть пока без срока или владельца.

Гипотезы

Формат объявили накануне, поэтому на первой встрече часть правил только начала применяться: списки вопросов, работа с таблицей KPI, внесение дат. Основание: Карина отправила правила за день до планерки, таблицу KPI открыли вместе на 23:45.

Встречу от начала до конца вела Карина: объявила формат, проверила готовность, вернула разговор к срокам, договорилась о правиле даты и подвела итог. Кристина как собственница подключилась с 1:06, и ее вопросы по деньгам, поставщикам и ценам заняли блок 4:11-18:19. Основание: в этом блоке 8 из 13 вопросов задала Кристина, а блок открыла Карина на 4:07.

Сильные эпизоды встречи: правило даты готовности принято за пару минут (22:00), а на 23:09 Карина сама уточнила свое объяснение и попросила внести даты, часть дат внесли сразу. Основание: хронология 18:21-27:12.

Итог

Цель Карины: меньше отчетности по статусам, больше решений, контроль сроков.

9 из 17

Решения были: на встрече принято 9 решений, еще 8 вопросов ждут ответа.

37 из 60 минут

Формат запускается: правила объявлены, правило даты готовности принято, встреча уложилась в час. Заметная часть времени ушла на вопросы по заказам, деньгам и ценам, где были нужны решения Кристины.

В процессе

Контроль сроков запускается: даты вносятся (часть уже на встрече), а старт планерок с KPI назначен на следующую неделю.